Установяването на действителен собственик на капитала (UBO) не е просто регулаторно задължение – това е съществен инструмент за превенция на финансови престъпления като пране на пари, финансиране на тероризма и укриване на данъци. След като разгледахме регулаторната рамка в предишната статия, тук ще се фокусираме върху практическите стъпки: как да идентифицираме UBO, какви въпроси да зададем и какви документи да изискваме.

Първоначален подход – правилните въпроси

Правилните въпроси на ранен етап гарантират бързо и надеждно установяване на UBO. Ясните и целенасочени въпроси помагат за идентифициране на реалния контролиращ субект и потенциални рискове.

Примерни въпроси за идентифициране на UBO:

• Кой е краен собственик на дружеството, притежаващ повече от 25% от капитала?
• Има ли физически лица, които контролират компанията без пряко участие?
• Съществуват ли договорености, които позволяват на друго лице да упражнява контрол?
• Има ли тръстове или други непрозрачни структури в собствеността?

Важно е въпросите да се адаптират към типа на клиента и неговата структура. Също така е от изключителна важност да се изследва цялата собственост и контролна структура, а не само онези участници с над 25% собственост.

Какви документи да изискваме според типа клиент

Изборът на подходяща документация зависи от структурата, юрисдикцията и контролните механизми на клиента. За да бъде установяването на UBO ефективно, е важно подходът да е персонализиран спрямо конкретния профил и структура на клиентското образувание. По-долу са представени основните категории клиенти, видовете документи, които AML екипите обичайно следва да изискват, както и практически примери.

1. Дружества и корпоративни структури

За юридически лица (дружества с ограничена отговорност, акционерни дружества и др.):

• Актуални извлечения от Търговски регистри или еквивалентен орган;
• Схема на собствеността, показваща акционери и междинни структури;
• Декларации за UBO (по образец или нотариално заверени);
• Копие от валиден документ за самоличност на идентифицирания UBO;
• Годишни финансови отчети и/или междинни справки;
• Протоколи от заседания, в които се вземат стратегически решения (ако е приложимо).

Пример: Клиент е собственик на ЕООД в България. Необходими документи: извлечение от Търговски регистър, схема на собствеността, декларация за UBO с нотариална заверка, копие на лична карта/паспорт на UBO.

Различни юрисдикции – трешхолди за UBO:

Различните държави имат различни прагове за определяне на UBO. Праговете варират между 10% и 25%, като това задължава компаниите да бъдат наясно с местните изисквания:

• България и ЕС – 25% или повече (директно или индиректно);
• САЩ – 25%, но в определени контексти прагът може да падне;
• Канада – 25% като основен праг, с възможни регионални различия;
• Индия – 10% или повече за дружества, 15% за трастове;
• Аржентина – 20% или повече участие или контрол.

Важно е да се отбележи: Когато една компания оперира на два или повече пазара с различни прагове за определяне на UBO, най-добрата практика е да се прилага по-ниският от изискваните трешхолди. Това не само гарантира съответствие с най-строгите регулаторни стандарти, но и демонстрира ангажираност към висока степен на прозрачност и ефективно управление на риска.

2. UBO по линия на контрола (контрол без собственост)

Не всяка UBO идентификация се базира на акционерно участие. В определени случаи, особено при сложни или офшорни структури, ключово лице може да се счита за UBO, ако:

• Упражнява значително влияние чрез договорни отношения (договор за управление, пълномощни);
• Приема всички важни оперативни решения;
• Действа като „скрит” контролиращ субект.

Пример: Изпълнителен директор на холдингова компания без дялово участие, но с право на самостоятелно разпореждане със средства. Необходими документи: договор за управление, протоколи от заседания, вътрешна декларация за UBO, копие от документ за самоличност на лицето.

3. Тръстове и фондации

Това са структури с по-висок рисков профил и изискват по-обстойна проверка. За да се установи UBO, трябва да бъдат идентифицирани:

• Учредителят (settlor);
• Довереното лице (trustee);
• Бенефициентите;
• Лицето, упражняващо контрол (ако е различно от горните).

Необходими документи:

• Учредителен акт или договор на траста;
• Удостоверения за самоличност на всички страни, включително UBO;
• Справки за движението на активи (например банкови извлечения);
• Декларации за UBO според структурата.

Пример: Семейна фондация, регистрирана в Лихтенщайн, прехвърля средства към европейска компания. Изисквани документи: учредителен акт, списък и документи за самоличност на бенефициентите, декларации за UBO, банкови извлечения.

При установяване на UBO в рамките на тръстове, важно е да се разберат следните основни участници:

• Учредителят (settlor): Това е лицето, което създава тръста и прехвърля собствеността върху определени активи към него. Учредителят дефинира целите на тръста и условията за управлението и разпределението на активите. В някои случаи учредителят може да запази определено ниво на контрол, което го прави потенциален UBO.
• Довереното лице (trustee): Това е физическо или юридическо лице, което поема управлението на активите в полза на посочените бенефициенти. Trustee действа в съответствие с инструкциите на учредителя и е правно задължен да защитава интересите на бенефициентите. В определени случаи, когато trustee има значителна дискреция или контрол, той също може да бъде разглеждан като UBO.

4. Офшорни компании и структури с ограничена прозрачност

Тези структури са обект на повишен интерес от регулаторите. Подходът тук трябва да бъде строг, особено при съмнения за липса на реална стопанска дейност.

Изискуеми документи:

• Сертификати за регистрация и Good Standing от съответната юрисдикция;
• Сертификати за акционерна структура;
• Декларации за действителен собственик;
• Копие от документ за самоличност на лицето, идентифицирано като UBO;
• Финансови отчети, данъчни справки и банкови документи, доказващи дейност.

Пример: Офшорна компания в BVI инвестира в недвижим имот в България. Изисквани документи: Good Standing, схема на собствеността, декларация за UBO, копие на паспорт на UBO, извлечение за транзакциите.

Практически съвет: Ако офшорната структура няма оперативна логика или документи с правдоподобна икономическа стойност – препоръчва се отказ от бизнес взаимоотношение.

Заверки и формални изисквания: Апостил, легализация или проста форма?

При събирането на документи за установяване на действителен собственик (UBO), често възниква въпросът: Достатъчна ли е декларация в проста форма или е необходима нотариална заверка, апостил или легализация?

Всяка институция трябва да изгради вътрешна политика, отразяваща рисковия подход и териториалните особености на клиентите. Ето основните плюсове и минуси на всеки подход:

Документи с апостил / легализация / нотариална заверка

Предимства:

• Повишена правна сила и удостоверен произход на документа;
• Подходящи при високорискови клиенти (PEP, офшорни структури, юрисдикции от трети страни);
• Използваеми като доказателства при регулаторна проверка;
• Допринасят за по-висока степен на доверие и валидност при трансгранични проверки.

Недостатъци:

• Висока административна и финансова тежест за клиента;
• Удължават срока на onboarding процеса;
• В някои държави – легализацията е сложен и скъп процес.

Документи в проста форма (подписани, без нотариална заверка)

Предимства:

• По-бърза обработка и лесно предоставяне от клиента;
• Подходящи за нискорискови клиенти от ЕИП или с прозрачна структура;
• По-малко административни усилия;
• Може да бъде достатъчна при допълнително потвърждение от публичен регистър.

Недостатъци:

• Липса на правна тежест при оспорване или регулаторна проверка;
• По-висок риск от фалшифициране на документи;
• Не се приемат в някои юрисдикции за официална верификация.

Препоръка:

• При нискорискови клиенти и юрисдикции от ЕИП: допустима е декларация в проста форма + публичен регистър.
• При високорискови клиенти (PEPs, офшорни, санкционирани държави): изисквайте поне нотариална заверка, а при нужда и апостил/легализация.
• Създайте вътрешен риск-базиран процес, в който да се уточни кога и какъв вид заверка е необходима.

Как да поддържаме актуална информацията за UBO

Актуалността на данните за действителния собственик е толкова важна, колкото и първоначалната идентификация. Регулаторите очакват финансовите институции и обектите по ЗМИП да поддържат информацията за UBO винаги точна и актуална. Ето как това може да се постигне на практика:

Периодичен преглед по тип клиенти

• Нискорискови клиенти: на всеки 2–3 години;
• Среднорискови клиенти: поне веднъж на 12–18 месеца;
• Високорискови клиенти и PEPs: на всеки 6–12 месеца.

Тригер събития за преразглеждане на UBO:

• Промяна в собствеността или управлението на юридическо лице;
• Получаване на сигнал от служител или контрагент;
• Поява на негативна медийна информация или санкционен списък;
• Регулярна ревизия на клиентското досие, включваща структура на собствеността.

Методи за събиране на актуализирана информация

• Изпращане на стандартен UBO въпросник и декларация;
• Искане за ново извлечение от търговски регистър;
• Изискване на обновена схема на собствеността и копие на валиден документ за самоличност;
• Използване на външни доставчици за автоматична проверка.

Практически съвети:

• Изградете автоматично известяване в системите си при наближаващ срок за актуализация;
• Внедрете дигитални форми и електронно подписване за удобство на клиента;
• Установете вътрешна процедура с ясно разписани роли между front-office и compliance екипа.

Редовната актуализация не само е регулаторно изискване, но и ключов елемент от ефективното управление на риска, особено в динамична икономическа и политическа среда.

Различия в подхода към установяване на UBO: малки vs. големи компании

Идентификацията на действителния собственик е задължителен процес за всички задължени субекти, но подходът към неговото прилагане може да варира значително според размера, ресурсите и капацитета на компанията. Ето как това изглежда на практика:

Големи компании с вътрешни ресурси

Предимства:

• Обособени AML/Compliance звена с експертиза;
• Използване на специализирани софтуерни решения;
• Възможност за автоматизирани проверки в реално време и достъп до глобални бази данни;
• Ясни вътрешни политики и процедури, преминаващи редовни вътрешни одити.

Практика:

• Установяването на UBO често се интегрира с процеса на цялостния KYC onboarding;
• Прилага се стриктен риск-базиран подход и прагове за допълнителна верификация при сложни структури.

Малки компании с ограничени ресурси

Предизвикателства:

• Липса на специализиран AML/Compliance екип – отговорността често се носи от управителя или друго лице, което е заето и с други функции;
• Ръчен подход към документооборота и проверките;
• Ограничен достъп до платени външни бази данни или юридически консултанти.

Практика:

• Използват се шаблони и стандартизирани въпросници, адаптирани към типа клиент;
• Проверка на UBO често се базира на декларации, потвърдени чрез публични регистри или нотариални копия;
• Високорискови клиенти се насочват за допълнителна консултация или се отказват при съмнения.

Препоръка:

Малките компании могат да постигнат ефективност чрез:

• Ползване на външни консултанти или партньорски платформи за проверка;
• Създаване на опростени, но ясно дефинирани процедури с прагматичен фокус върху риска;
• Регулярно обучение и поддръжка на AML осведоменост, дори в рамките на минимални екипи.

Независимо от мащаба, крайният резултат трябва да е един и същ – ясна идентификация и проследимост на лицата, които контролират клиентската структура.

Често срещани грешки при установяване на UBO

Дори при наличие на формализирани процеси, в практиката често се наблюдават повтарящи се грешки, които могат да доведат до неточности, пропуски или регулаторни нарушения:

• Приемане на декларации без съпътстващи документи;
• Пропуск при проверка в публични регистри или търговски бази данни;
• Игнориране на контрола чрез договорни или оперативни механизми (контрол без собственост);
• Непроследяване на веригата от междинни юридически лица до крайния бенефициент;
• Липса на повторна проверка при съществени промени в структурата или управлението на клиента.

Международни различия в културата на прозрачност и UBO подхода

Идентификацията на UBO е повлияна не само от регулациите, но и от културни и правни традиции на юрисдикцията. Ето няколко примера:

• Обединеното кралство (UK): Въпреки че има публичен регистър на бенефициерните собственици, използването на nominee директори и акционери остава широко разпространено. Поради това е важно да се проверяват и свързаните пълномощия.
• Офшорни зони като BVI и Панама: Често липсва задължение за публично разкриване на UBO. В тези случаи се разчита на нотариално заверени документи, договори и независими правни становища.
• Германия и Франция: След транспонирането на 5AMLD, се наблюдава по-стриктен регулаторен натиск за предоставяне на UBO информация, особено в контекст на банки и застрахователи.
• Близък изток: В някои държави, макар да има изисквания за регистрация на UBO, културната чувствителност към прозрачност и конфиденциалност влияе върху реалното прилагане и достъпността на данните.

Санкции и глоби при нарушения, свързани с установяването на действителен собственик на капитала

Идентифицирането на UBO е критично задължение за всяка финансова институция. Пропуски в процеса често водят до значителни глоби, репутационни щети и регулаторен надзор. Ето няколко знакови случая:

1. ING Bank (Нидерландия)
През 2018 г. ING беше глобена с 775 млн. евро заради недостатъци в контролните си системи, включително неадекватна идентификация и верификация на UBO при множество клиенти.

2. Deutsche Bank (Германия)
През 2019 г. Deutsche Bank плати 13.5 млн. евро глоба за пропуски, свързани с UBO идентификация и неспазване на AML изисквания при клиентски структури.

3. Danske Bank (Дания)
Банката бе замесена в мащабен скандал за пране на пари в естонския си клон, свързан с над 200 млрд. евро. Установено беше, че е липсвала адекватна проверка на UBO и източника на средствата на много от клиентите. Последваха оставки и регулаторни разследвания в няколко държави.

Как Compliance Navi може да ви подкрепи

Compliance Navi ви предлага практически решения за установяване и верификация на UBO. Ние ви съдействаме чрез:

• Разработка на вътрешни политики и процедури за идентифициране на UBO;
• Подготовка на специфични въпросници, чеклисти и шаблони за документи;
• Обучения и семинари с практически примери и казуси;
• Подкрепа при разглеждане и анализ на конкретни клиентски досиета;
• Подготовка и подкрепа при регулаторни проверки.

Свържете се с нас, за да изградим заедно прозрачни и сигурни AML процеси.